Pomoc w transporcie zaczyna się od prośby odbiorcy: różne zadania wymagają różnych pojazdów. Następnie wybierana jest maszyna, która może być serwisowana w przewidywanych warunkach pracy i sprawdzany jest jej stan techniczny.
Samochód oceniany jest pod kątem stanu technicznego, łatwości konserwacji i dostępności części zamiennych. Przed zakupem sprawdzane są dokumenty i ewentualne obciążenia, a po dostawie umożliwiają ponowny przegląd i niezbędną konserwację.
Odprawa importu humanitarnego wymaga sprawdzenia obowiązujących przepisów w momencie konkretnej przesyłki. Ogólny program pomocy nie zastępuje wymagań organów celnych i właściwych organów: dla każdego pojazdu należy określić dokumenty i podstawę przekazania.
Szczególne miejsce zajmuje raport dla darczyńców dotyczący przekazania transportu. Stwierdzenia projektu dotyczące jego działalności prezentowane są jako jego własny opis: parafraza redakcyjna nie stanowi samodzielnej weryfikacji organizacji i nie zawiera wezwania do przekazania środków.
